Les équipes GoodMeeting vous souhaitent une très belle année 2023.
En cette nouvelle année, nous vous proposons de découvrir ce qu’est le flex office et comment le mettre en place dans votre entreprise.
Le Flex office c’est quoi ? Ça sert à quoi ? Comment le mettre en place ?
Le flex office, ou espace de travail flexible, se démocratise de plus en plus dans entreprises.
C’est une approche de gestion de l’espace de travail qui permet aux employés de travailler à des endroits et des moments différents, plutôt que d’être liés à un bureau ou à des heures de travail fixes. Il peut inclure des options de télétravail, des espaces de travail partagés et des horaires de travail flexibles.
Pour mettre en œuvre le Flex office, voici quelques étapes qui peuvent être suivies :
- Établir les objectifs : Déterminez les raisons pour lesquelles vous voulez adopter celui-ci, comme améliorer la productivité des employés, réduire les coûts immobiliers ou augmenter la satisfaction.
- Communiquer clairement avec les employés : Assurez-vous qu’ils comprennent les avantages et les exigences de l’approche.
- Établir des politiques et des procédures : Définissez les règles pour les employés qui travaillent à distance ou qui utilisent des espaces de travail partagés.
- Investir dans la technologie : Assurez-vous que les employés ont accès aux outils dont ils ont besoin pour travailler à distance ou dans des espaces de travail partagés.
- Surveiller et évaluer les résultats : Faites un compte-rendu de l’adoption de la solution pour mesurer son efficacité dans votre entreprise.
En adoptant ces étapes, vous pourrez mettre en œuvre efficacement le Flex office dans votre entreprise. Cependant, il est important de noter que ce dernier peut varier en fonction des besoins et des ressources de chaque entreprise.
Comment gérer efficacement mes espaces flexibles ?
Avec des outils de réservation de bureaux en ligne vous optimiseriez l’utilisation des espaces et la satisfaction de vos employés.
Les bénéfices pour les employés
Les outils de réservation de bureaux en ligne sont de plus en plus sophistiqués, permettant aux employés de réserver des espaces de travail à l’avance et de visualiser les espaces disponibles en temps réel grâce à des plans interactifs.
Ils sont alors devenus incontournables pour les entreprises qui adoptent le Flex office. Les employés peuvent ainsi réserver des espaces de travail en fonction de leurs besoins, pour du travail coopératif par exemple, ou encore des espaces dédiés pour téléphoner ou des bureaux isolés pour du travail nécessitant de la concentration.
Ils peuvent également visualiser les espaces disponibles en temps réel grâce à des plans interactifs mais aussi choisir la localisation de leur bureau et choisir de se placer à côté d’un collègue.
Cela permet aux employés de planifier efficacement leur journée de travail et de d’optimiser l’utilisation des espaces de bureaux partagés.
Les bénéfices pour l’employeur
Les outils de réservation de bureaux en ligne sont également très pratiques pour les employeurs, car ils leur permettent de surveiller l’utilisation des espaces de bureaux et de mieux planifier les futurs besoins en matière d’espace.
Ils peuvent également utiliser ces outils pour mettre en place des politiques de flexibilité en matière d’utilisation des espaces de bureaux, comme par exemple, les périodes où la réservation d’espace est disponible et celles où sont mises en place le travail à distance.
Ils peuvent également obtenir des rapports statistiques d’utilisation des espaces et des bureaux, par localisation, par service et sur une période définie. Ce qui permet donc un meilleur suivi et une planification des futurs besoins en matière d’espace.
Avez-vous pensé aux kiosques à l’entrée de vos bureaux ?
Les plans d’étages interactifs peuvent être également un atout majeur pour les entreprises qui adoptent le Flex office :
- Les employés peuvent visualiser les espaces disponibles en temps réel à leur arrivée dans le bâtiment et planifier efficacement leur journée de travail.
- Les employeurs peuvent également utiliser les plans interactifs pour surveiller l’utilisation des espaces de bureaux et pour planifier les futurs besoins en matière d’espace.
Vous souhaitez mettre en place le Flex Office dans vos bureaux ? Essayez GoodMeeting Flex !
Bien que les outils de réservation de bureaux en ligne sont de plus en plus sophistiqués, GoodMeeting Flex se démarque par sa facilité d’utilisation, sa flexibilité pour les employeurs et employés, sa capacité à fournir des rapports statistiques détaillés d’utilisation des bureaux et sa possibilité pour les employés de réserver un bureau à coté de ses collègues, facilitant ainsi le travail coopératif.
La solution est accessible depuis n’importe quel plateforme (ordinateur, tablette, smartphone) ce qui permet de réserver des espaces de bureaux où que l’on soit et à tout moment.
Tout comme GoodMeeting pour salles de réunion, il peut être intégré dans Outlook, permettant ainsi d’avoir qu’un seul outil centralisant la réservation.
Nous vous encourageons à utiliser GoodMeeting Flex pour maximiser l’utilisation de vos espaces de bureaux, améliorer la productivité de ses utilisateurs et faciliter la planification des futurs besoins en matière d’espace.
Pour en savoir plus, contactez nous !
